چه در زمینه صدور صورتحساب و فاکتور برای مشتریان خود تازه کار باشید و چه به دنبال تغییر نحوه ارتباط کسب و کار خود با سایر شرکت ها هستید، دانستن نکاتی در مورد فاکتور به شما کمک های فراوانی می کند. در این مقاله به بررسی این موضوع که چرا هر کسب و کاری به فاکتور نیاز دارد می پردازیم.

فاکتور فروش چیست و شامل چه مواردی می شود؟

بسیاری از افراد اطلاعات حدودی در مورد فاکتور دارند اما دقیقا فاکتور چیست؟ فاکتور سندی است که شرکت ها برای مشخص کردن و ثبت معاملات بین فروشنده و خریدار (مشتری) از آن استفاده می کنند. مهم است بدانید که شماره فاکتورها باید پشت سر هم باشد و برای هیچ مشتری تکراری نشود.

فاکتور فروش شامل موارد مهمی است که بسته به نوع آن (فاکتور رسمی و غیر رسمی) محتوای کمتر یا بیشتری دارد:

• در بخش شماره سریال می بایست از شماره گذاری ملخی فارسی و قرمز استفاده شود.
• مشخصات فروشنده شامل نام، شماره اقتصادی، شماره ثبت و اطلاعات نشانی کامل
• مشخصات خریدار شامل نام، شماره اقتصادی، شماره ثبت و اطلاعات نشانی کامل
• مشخصات کالا شامل کد کالا، شرح آن، تعداد، مبلغ، تخفیف، جمع مالیات و عوارض و جمع مبلغ کل
• نحوه و شرایط فروش (نقدی و غیر نقدی)
• توضیحات اضافه
• مهر و امضای فروشنده
• مهر و امضای خریدار

طبق قوانین مربوط به سازمان مالیاتی کشور، تمامی فاکتور های صادر شده توسط فروشگاه ها و شرکت ها، می بایست به صورت رسمی با شماره ملخی برجسته به این سازمان تحویل داده شود؛ در غیر این صورت تخلف مالیاتی رخ داده است.

چرا هر کسب و کاری به فاکتور نیاز دارد؟

ممکن است برخی کسب و کار های کوچک خود را از چاپ فاکتور بی نیاز ببینند اما به دلایلی که در ادامه به آن اشاره می کنیم، هر کسب و کاری نیاز به فاکتور فروش دارد:

1. امور مالیاتی

تمامی کسب و کار هایی که در طول سال اقدام به خرید یا فروش محصول یا خدمات کرده اند، می بایست درآمد و هزینه های سال مالی گذشته خود را به هنگام پرداخت مالیات ارائه کنند. بدون ارائه فاکتور رسمی و تطابق آن با درآمد و هزینه ها، مالیات شرکت پرداخت نمی شود و این موضوع می تواند باعث ایجاد دردسر و جریمه های مالیاتی شود.

1. پیگیری مالی

سازمان مالیاتی به تمامی افراد و سازمان ها توصیه می کند که در صورت خرید هر محصولی یا دریافت هر خدمتی از هر شرکتی، از آن ها درخواست ارائه فاکتور رسمی کنند. این موضوع علاوه بر الزامی که بعد ها در پرداخت مالیات ایحاد می کند، پیگیری های بعدی شما را هم آسان تر می کند. با در دست داشتن فاکتور مهر و امضا شده می توان تاریخ دقیق سررسید مالی را به مشتریان یادآوری کرد.

1. ثبت سوابق

کسب و کارها باید تقریباً همه چیز را ثبت کنند. فاکتورها با درج تاریخ دقیق، مبلغ بدهی و اینکه آیا مشتری مانده معوقه دارد یا پرداخت تکمیل شده، اطلاعات کلیدی را به سرعت در دسترس واحد مالی و حسابداری قرار می دهد.

1. حمایت قانونی از خریدار و فروشنده

فاکتورها اسناد قانونی هستند که می توانند از شرکت ها در برابر تخلفات مالی و تعویق زمان پرداخت بدهی برای خدمات ارائه شده، محافظت کنند. همچنین اگر شما کالایی خریداری کرده اید که با فاکتور مطابقت ندارد، با ارائه آن به شرکت تهیه شده می توانید آن را تعویض کنید. اگر این شرکت درخواست شما را نادیده گرفت، می توانید به راحتی و با ارائه فاکتور از آن ها شکایت کنید.

به یاد داشته باشید که تنها فاکتور های مهر و امضا شده فروشگاه به همراه امضا مشتری اعتبار قانونی و قضایی دارد.

1. تجزیه و آنالیز کاری

نگاهی به فاکتور ها به کسب‌وکارها کمک می‌کند الگوها و ترجیحات خرید مشتری را تجزیه و تحلیل کنند و شناسایی محبوب‌ترین محصولات، دوره‌های اوج خرید و سایر روندها را آسان‌تر می‌کند. با این اطلاعات، کسب‌وکارها می‌توانند بهترین استراتژی های ممکن را برای بازاریابی و فروش ایجاد کنند.

انواع فاکتور فروش

فاکتور رسمی

فاکتور رسمی بر اساس فرمت استاندارد اعلام شده توسط سازمان مالیاتی کشور باید تنظیم و پر شود. چاپ این نوع فاکتور برای پیگیری امور دارایی هر کسب و کاری الزام آور است. شماره گذاری این نوع فاکتور هم باید به صورت ملخی فارسی قرمز رنگ و برجسته باشد.

فاکتور کاربن لس و تحریر

کاربن لس یا تحریر حکایت از جنس کاغذ فاکتور دارد. جنس کاغذ کاربن لس به صورتی است که برای کپی محتوای نوشته شده به برگ های زیر، نیازی به کاغذ کاربن دار نیست و خود به خود این اتفاق می افتد. در نوع تحریر اما اوضاع متفاوت است و برای کپی نوشته ها حتما باید از یک کاغذ کاربن استفاده کنید.

فاکتور قبضی فروش (رسید)

احتمالا این نوع فاکتور که مانند رسید و قبض است را در بسیاری از فروشگاه ها دیده باشید. شکل و شمایل این نوع فاکتور آن را به فاکتور غیر رسمی مشهور کرده است. معمولا از این فاکتور ها برای بازگشت مجدد مشتری به فروشگاه (عینک فروشی، تعمیرات، پزشک و ...) استفاده می شود.

انواع فاکتور را از کجا سفارش دهیم؟

فاکتور فروش را می توان به دو صورت سفارش داد:

1. حضوری (بهارستان تهران)
2. اینترنتی و آنلاین

ما همواره روش دوم را توصیه می کنیم چراکه می توانید سر حوصله مشخصات کامل فاکتور ها را بخوانید و نیاز های خود را با کارشناسان مربوطه در میان بگذارید و از راهنمایی آن ها استفاده کنید.

مجتمع چاپی سینا با بیش از 25 سال سابقه در زمینه چاپ و بسته بندی، با استفاده از دستگاه های پیشرفته چاپی می تواند چاپ فاکتور مورد نیاز شما را با بالاترین کیفیت انجام دهد.