امضای الکترونیکی، یک راه آسان برای امضای اسناد قانونی

امضای الکترونیکی به ما اجازه میدهد تا بدون نیاز به چاپ کاغذ یا حتی برداشتن خودکار اسناد قانونی را امضا کنیم. امضاهای الکترونیکی به دلیل عدم نیاز به تمبر و امکان امضای اسناد از راه دور و استقلال از مکان ارائهدهنده اسناد و امضا کننده، راحتتر و کاربردیتر از امضاهای عادی هستند. از این رو میتوان درک کرد که چرا امکان امضای الکترونیکی برای کسبوکارها و بهویژه کسبوکارهای کوچک به یک ضرورت تبدیل شده است.
امضای الکترونیکی چیست؟
در سادهترین حالت ممکن، امضای الکترونیکی همانطور که از نام آن پیداست، یک امضا به صورت الکترونیکی است. این امضا به امضاکننده اجازه میدهد تا شرایط یک سند را تایید کند. در واقع یک امضای الکترونیکی یک فرایند است که از کامپیوترها برای احراز اصالت امضا و تایید صحت اسناد استفاده میکند.
امضاهای دیجیتالی نوعی از امضا هستند که از الگوریتمهای پیچیده، نهادهای تاییدشده و سرویسدهندههای مورد اعتماد (TSPها) برای احراز هوت امضاکننده و اصالت اسناد بهره میبرند.
تفاوت بین امضای الکترونیکی و امضای دیجیتالی
تفاوت امضای الکترونیکی و امضای دیجیتال برای هر کستانی که سند امضاشده را میفرستند نامحسوس است. با این حال، این تفاوت برای تاییدکنندههای امضا، نهادهای قانونی، قاضیها و بررسیکنندهها شفاف و مهم است.
امضای الکترونیکی یک عبارت عمومی برای توصیف هر نوع امضایی که به صورت الکترونیکی (چه به صورت امضای دیجیتالی روی یک برگه سند و چه امضاهایی که توسط سرویسهای ایجاد امضا تولید میشوند) به کار میرود. امضاهای دیجیتالی نوعی از امضاهای الکترونیکی با ویژگیهای پیشرفتهتری هستند تا آنها را امنتر و منطبقتر با قوانین کنند.
امضای الکترونیکی استاندارد برای توافقهایی مناسب است که امنیت یا تطبیق با قوانین در آنها کمتر مورد توجه هستند. برای مثال وقتی که تیم منابع انسانی میخواهد مرخصی یکی از همکاران خود را تایید کند. در واقع امضاهای الکترونیکی استاندارد برای استفاده در اسناد درون سازمانی عالی هستند.
با این حال، زمانی که با فرایندهای قانونی و الزامهای امنیتی سروکار دارید، امضا دیجیتال برای شما مناسب است. در حالت کلی، امضای دیجیتالی نوعی از امضای الکترونیکی با ویژگیهای مخصوص است که آنها را برای استفاده در صنایع مهم مانند سلامت و اسناد قانونی مناسب میکند.
امضاهای دیجیتالی دارای قابلیتهایی مثل دوره زمانی احراز اصالت، رمزنگاری و سایر ابزارهای پیدا و پنهان است که به احراز اصالت یک سند قانونی کمک میکنند. این امضاها برای مواردی مانند قراردادها، اسناد مالیاتی، فرمهای بیمه و… بسیار محبوب هستند.
مثل یک امضای معمولی اما بهتر
امضاهای الکترونیکی از هر جهت نسبت به اجداد جوهری خودشان برتری دارند. این امضاها فوری، قابل حمل و دارای الزام قانونی هستند و با صرفهجویی در مصرف کاغذ، به محیط زیست آسیب کمتری میزنند. همچنین این امضاها توسط فناوریهای روز پشتیبانی میشوند تا اصالت آنها تایید شود.
فوری، راحت و امن
امضاهای الکترونیکی با حذف دورههای انتظار فرایند توافق و امضای اسناد و توافقنامهها را سرعت میبخشند. با استفاده از امضای الکترونیکی دیگر نیازی نیست که منتظر اسناد در قالب نامه باشید و یا اسناد را با استفاده از پیکها ارسال کنید. لحظهای که امضای الکترونیکی خود را ثبت میکنید همان لحظهای است که می توانید به مرحله بعدی بروید و فرایند خود را ادامه دهید.
از طرف دیگر امضاهای الکترونیکی امضای اسناد را بسیار راحتتر می کنند. از آنجایی که راهکارهای امضای الکترونیکی مستقل از مکان هستند، شما میتوانید با استفاده از دستگاه خود (لپتاپ، گوشی همراه و…) اسناد را در هر جای دنیا امضا کنید و یا امضای دیگران را درخواست کنید. شما دیگر مجبور نیستید اسناد را چاپ، امضا، اسکن و ارسال کنید و یا یک ماشین فکس تنها برای ارسال اسناد بخرید.
از آنجایی که راهکارهای امضای الکترونیک تا زمانی که همه فیلدهای امضا پر نشدهاند اجازه تایید و ارسال اسناد را نمیدهند، دیگر نیازی نیست نگران تبدیل شدن اشتباههای کوچک به دردسرهای بزرگ باشید.
الزام قانونی
امضاهای الکترونیکی مانند اضماهای سنتی دارای الزام قانوین هستند. در سال ۲۰۰۰ میلادی، ایالات متحده لایحه امضای الکترونیک را تصویب کرد که تعریف قانوین امضای الکترونیکی را مشخص کرده و تمام الزامات قانونی امضاهای سنتی را به امضاهای الکترونیک تعمیم میدهند. در کشور ما نیز از سال ۱۳۸۲ شمسی الزامات امضای الکترونیکی در قالب قانون تجارت الکترونیک تصویب شده و به آن وجاهت قانونی بخشیده است. طبق این قانون، هر جا که به امضا نیاز است، امضای الکترونیکی کفایت میکند و اگر از امضای الکترونیکی مطمئن (دارای ویژگیهای ماده ۱۰ این قانون) باشد، در صحت امضا شک و تردیدی نیست.
مناسب برای محیط زیست
نیاز به چاپ، اسکن و فکس اسناد تنها برای یک امضا نه تنها زمانبر است، بلکه به محیط زیست نیز ضربه میزند. هر بسته کاغذی که خریداری میشود هزینههای زیستمحیطی را بالا میبرد. هر دستگاهی که از گردش کار امضا و تایید اسناد خارج میکنید به حفظ محیط زیست کمک میکند. برای چاپ اسناد مختلف در سازمانها و شرکتها هر سال هزاران (یا حتی شاید میلیونها؛) اصله درخت قطع میشوند که با ساتفاده از امضای الکترونیکی میتوان آنها را نجات داد.
استفاده از امضاهای الکترونیکی
روش استفاده از امضای الکترونیکی بسته به نوع راهکاری که انتخاب کردهاید کمی متفاوت اما به طور کلی بسیار شبیه به هم هستند. وقتی نیاز به امضای یک نفر دارید، محلهایی از سند که باید امضا کنند را مشخص میکنید و و آن را با امضاکننده به اشتراک میگذارید. زمانی که امضاکننده هستید نیز کافی است تا سند را باز کرده و تمام فیلدهای لازم را پر کنید.
راهکار امضای الکترونیکی پادیوم
پلتفرم امضای دیجیتال پاراف یکی از راهکارهای دیجیتالی ارائهشده در پادیوم است که به شما اجازه میدهد تا اسناد قانونی را ایجاد و امضا کنید. این سرویس در اختیار شخصیتهای حقیقی و حقوقی قرار میگیرد و برای رفع نیازهای کسبوکارهایی در اندازههای مختلف طراحی شده است.
کسبوکارها و اشخاص میتوانند با استفاده از این پلتفرم اسناد قانونی درونسازمانی و برونسازمانی خود را به راحتی تنظیم کرده و به امضای اشخص برسانند. پاراف با بهره بردن از روش رمزنگاری نامتقارن و استاندارد PKI همگام با استانداردهای جهانی دارای بالاترین سطح امنیت دیجیتالی است.
برای اطلاع از جزییات بیشتر این سرویس، سرویس درگاه پرداخت اینترنتی و سایر سرویسها میتوانید در سایت پادیوم ثبت نام کنید. پس از ثبت نام نیز میتوانید این راهکار را در پنل کسبوکار خود درخواست داده و به راحتی از مزایای آن بهره ببرید.